Etapas en el proceso de negociación internacional.

Existen varias etapas en las negociaciones internacionales que afrontará la compañía; dichas etapas ayudarán durante el proceso de la negociación a la compañía desde la búsqueda del primer contacto, hasta el cierre del mismo. Saber llevar a cabo este tipo de negociaciones es una habilidad que tienen que poseer y mejorar los directivos que participen en ellas, ya que de ello dependerá, en gran parte, el logro de alcanzar el acuerdo en mercados exteriores.

A continuación detallaremos cada una de las etapas por la que la compañía deberá pasar, con el fin de que se realice con éxito la negociación:

a.- Identificar a la empresa con la que se va a negociar y al interlocutor al que se le va a realizar la propuesta, que además debe de tener poder de decisión. En países desarrollados posiblemente se contacte primero con mandos intermedios con responsabilidad en un área o departamento. Mientras que en países emergentes es preferible, ir directamente a los principales directivos o los propietarios de las empresas, que son los únicos que tienen poder de decisión.

b.- Preparar la negociación. Tener claros los objetivos que se quieren conseguir; algunas compañías utilizan el modelo de clasificación GPT (Gustar, Pretender, Tener), que irán de menor a mayor importancia. Así los objetivos G: son los que nos gustaría alcanzar; objetivos P: son aquellos que se pretenden conseguir; y objetivos T: son los que hay que conseguir; si no se consiguiesen, mejor retirarse de la negociación, sin llegar a un acuerdo.

c.- El encuentro inicial es importante. El negociador debe crear un clima favorable, ofreciendo una información positiva de su empresa, de los productos e incluso de él mismo. En la primera reunión habrá que tratar de conocer las necesidades de la otra parte, en este punto las preguntas abiertas son la mejor opción (¿por qué?, ¿cómo?, ¿cuál es su opinión?) que cerradas (¿cuánto?, ¿dónde?, ¿tiene usted…?), sin comprometer al interlocutor, ni intentar sonsacarle información confidencial. En esta presentación es importante adecuar las ventajas competitivas de la compañía y de sus productos o servicios, al mercado donde se está negociando.

d.- La propuesta debe ser fácil de entender y de llevarse a cabo. Hay que tener en cuenta el margen de negociación con el que se trabaja en el país, la competencia directa que exista en el sector y el deseo que se tenga de cerrar la operación.

e.- La discusión es la parte de la negociación más intensa y la que suele ser más larga. Se debe estar muy atento a lo que se dice y a lo que hace el otro. Generalmente, las objeciones son lo primero que plantea la parte con la que se está negociando, seguido de intercambios de posiciones. Esto se suele considerar buen síntoma, ya que se demuestra interés por la negociación, y proporciona información de lo que le interesa al interlocutor.

En algunas negociaciones internacionales se suele redactar lo que se denominan MOU (memorandums of understanding); que son documentos, firmados por las partes, que sirven para recoger los avances en las negociaciones y los puntos sobre los que se ha llegado a acuerdos. Aunque no tienen efectos legales como los contratos, son muy útiles en las negociaciones con empresas chinas, por ejemplo.

f.- El cierre será el momento final y el más delicado. Es cuando surge la incertidumbre de si se habrá conseguido el acuerdo o habrá que abandonar y echar a perder todo el esfuerzo realizado. Se trata por tanto de un momento crítico. Es más fácil saber cómo cerrar que cuándo cerrar.

En ocasiones existen negociaciones internacionales, en las que independientemente de que se haya invertido tiempo y dinero, finalmente no lleguen a un acuerdo. Aun así es preferible dejar una puerta abierta para un futuro, ya que las circunstancias empresariales cambian. En muchos países, por ejemplo en China, no alcanzar un acuerdo no tiene connotaciones negativas. Por ello, en la despedida siempre se agradecerá el tiempo dedicado en la negociación, ya que se podrá retomar en un futuro.

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